貸し会議室を利用した会議の社外開催には、数々のメリットがあります。そのメリットのいくつかは、貸し会議業者が「経験を積んだ会議運営のプロ」であることから生まれています。


 

運営も貸し会議室業者に任せてみる・誘導

貸し会議室はたいていターミナル駅すぐちかくにあるので、駅から会議室までの経路が複雑になることはあまりありません。ですから、経路上にある分かれ道や曲がり角ごとに人員を配置するような手間は不要です。

ただ、大きなビルディング内に会議室があるケースなどは、ロビーフロアで部屋の場所を案内する人員があった方が良いこともあります。ロビーフロアに貸し会議室業者がフロントカウンターを置いてスタッフを配置していれば、来客に部屋までの行き方を案内してくれるでしょう。

 

地味な存在ですが、「受付」も意外と盲点になるポイントです。受付には手際の良さが肝心で、ある程度慣れている人でないと混乱してしまうこともありうるのです。

たとえば、来意を告げた来客の所属と名前を聞き、参加者リストから名前を探し、ネームプレートを探して資料といっしょに手渡したり、場合によっては会費を徴収し、おつりを出したり領収書を渡したりといった対応までしなければならないこともあります。こういったことは言葉でいうよりもかなりたいへんなことで、不慣れだと時間がかかります。不手際だと、気付けば受付前で参加者が長蛇の列……ということにもなりかねません。社外からの客を招くような会議の場合はなおのこと、気をつけたいところです。

その点、貸し会議室業者の受付スタッフは、上記のような業務を毎日のようにおこなっている「プロの受付」です。オプションサービスで受付の代行を依頼するというのも、検討に値します。



 

運営も貸し会議室業者に任せてみる・司会進行

会議の趣旨によっては、貸し会議室業者のスタッフに司会を頼んだ方がうまくいくこともあります。結婚式披露宴でアナウンサーを呼んで司会をしてもらうことがよくありますが、これと似たような感覚です。

貸し会議室業者が提供する司会者も、やはり経験ゆたかなプロフェッショナルです。社内スタッフによるいつもの会議とはひと味ちがった、キレのあるスムーズな進行が期待できるでしょう。

ただし、当然のことながら、会議のテーマや進行、式次第、参加者の顔ぶれと背景などについては、司会者と事前に綿密に打ち合わせしておく必要があります。

 

ただ単に会議のためのスペースを借りるだけではなく、上記の「受付」のように、付加価値のあるサービスを提供する貸し会議室業者もあります。

たとえば、クロークサービスがあります。じゃまになる荷物を預かるサービスです。冬場ならコートを預かるなどすると、来客にはよろこばれることでしょう。

 

飲食不可という貸し会議室もありますが、多くは会議後の懇親パーティーがその場でおこなえるように、提携した飲食店から料理やお酒を取り寄せて飲食ができます。同じケータリングでも、貸し会議室業者の提携店ではなく、自分で手配した業者に頼むことももちろんできます。料理の内容も、仕出し弁当のようなものから、中華、西洋料理の立食ビュッフェのようなものまで、幅広く選べます。

 

資料や映像・画像を映すためのプロジェクターやスクリーン、モニター、司会者用のマイク、参加者が発言するときコードが邪魔にならないワイヤレスマイクやスピーカーなど、会議によって必要なもの、あった方が良いものは変わってきます。そうした機材を自社でそろえるのはたいへんですし、使う機会・頻度が高くならないことがほとんどですので、経費の使い方として非効率的です。

貸し会議室業者なら、異業種交流会や、勉強会・講習会など各種の会議にあると便利な機材が充実しています。高品位なオーディオヴィジュアル機器など、一般的な企業の会議室にはないような機材もそろっているので、上手に使いこなせば、ふだんとはちがう新鮮なプレゼンテーションを見せることができるでしょう。

高度な機器であつかいが複雑だったり細かかったりする場合は、貸し会議室業者のスタッフが操作してくれますし、なにか不具合があったときもすぐに直すか代替機を用意して対処してくれますので安心です。

 

いまどきPCやスマートフォンといったICT機器がないとビジネスの話は進みません。さらに、そういったICT機器は「コミュニケーションツール」としての性格が中心的な柱なので、インターネットやイントラネットをはじめとしたネットワークにつなげられないと、あまり役に立ちません。

貸し会議室の多くはEthernetケーブル・コネクター（有線）やWi-Fi（無線）によるネット接続を可能としています。

会議室の中だけではなく、たとえば東京と大阪の会議室を双方向映像配信でつなげば、遠隔会議もおこなえます。もちろん、同じようなことは日本と海外の会議室の間でもできます（海外との通信だと、現状ではタイムラグが生じることがありますが、間もなく整備される次世代の通信規格の下であれば、その問題も解決する見通しです）。

この場合も、めんどうな接続の設定は貸し会議室業者のスタッフがやってくれますし、不具合があったときの対処もしてくれます。

 

自社内の会議室でおこなう会議なら、片付けは自分たちでやるか、メンテナンス清掃業者にお願いするか、どちらかになります。飲み残しのお茶を片付けたり、テーブル・デスクやチェアーを初期設定位置にもどしたり、会場に残されたゴミを分別したり、あまった資料や書類を処分したり、実際、これはかなりたいへんなことです。

業者によってはオプションになることもありますが、ほとんどの貸し会議室業者は無料で後片付けと原状復帰をおこなってくれます。というよりも、契約したレンタル料金の中にその分も入っているということです。

終了後の片付けが不要なら、主催者も参加者もいっしょに会場を出ることができますので、場所を変えての懇親会への移動・誘導もスムーズに進められるでしょう。懇親会での乾杯のあいさつに主催者が遅れるといった、はずかしい事態も避けることができます。




 

会議の企画デザインを手伝ってくれるコンシェルジェも

経験・実績がゆたかな貸し会議室業者だと、会議の企画を細部にいたるまでデザインする手伝いをしてくれるコンシェルジェがいることがあります。

経験が豊富で、会議を成功させるために何が必要か熟知しています。そのため、会議の準備に必要な情報提供、会場のレイアウト提案、利用した方がいい備品などについて、かゆいところに手が届くサービスを提供できます。

 

自社屋内の会議室では得られない数々のメリットが、貸し会議室を活用することで得られます。経験豊富な「会議支援のプロ」のサポートを活用すれば、異業種交流会、勉強会、講習会、説明会、営業戦略会議など各種の会議はより以上の大きな成果を生み出せるでしょう。受付、機材準備、会場設営、片付けなどは貸し会議室業者にまかせて会議そのものに集中すれば、会議が大成功をおさめる可能性はぐっと高まります。

より良い会議のために、貸し会議室の利用を検討しましょう。

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